کارت ملی هوشمند و شناسنامه عکس‌دار با تمام توضیحات ضروری آن اصلی‌ترین مدارک شناسایی برای ثبت شرکت هستند. در مواردی که نیاز به استعلام سابقه کیفری و سوءپیشینه اشخاص باشد، این کار به صورت خودکار در سامانه ثبت شرکت‌ها انجام می‌گیرد. همچنین برای ثبت شرکت نیازی به ارائه مدرک تحصیلی نیست. البته برای گرفتن مجوز فعالیت از نهادهای دیگر ممکن است در حوزه‌های تخصصی به این مدارک نیاز پیدا کنید. همچنین اگر قصد تاسیس شرکت مهندسی دارید و می‌خواهید در نام آن از کلمه مهندسی یا مهندسان استفاده کنید، ارائه مدرک معتبر و مرتبط تحصیلی الزامی خواهد بود. گفتنی است که ارائه کارت پایان خدمت یا معافیت سربازی برای ثبت شرکت ضرورتی ندارد.

تنظیم تقاضانامه ثبت شرکت برای دریافت اظهارنامه ضروری است. باید توجه داشت که کارشناسان اداره ثبت به طور دقیق اطلاعات مندرج در تقاضانامه ثبتی را بررسی می‌کنند و مراحل بعدی تاسیس شرکت بر مبنای همین اظهارات پیش خواهد رفت.

اظهارنامه ثبت شرکت جزو اوراق بهادار محسوب می‌شود و باید آن را از اداره ثبت شرکت‌ها تهیه کرد. پر کردن تمام بندهای اظهارنامه برای طی کردن مسیر تاسیس شرکت الزامی است.

اساس‌نامه شرکت رکن اصلی تمام شرکت‌های سهامی خاص، سهامی عام، مختلط سهامی و تعاونی است. روابط شرکا با یکدیگر، حدود اختیارات اعضا، نحوه تقسیم سود و شرایط انحلال شرکت در این سند مشخص می‌شوند. تمام قوانین داخلی مربوط به ادارۀ مجموعه و نظارت بر عملکرد مدیران و رابطه با سهامداران نیز در اساس‌نامه درج می‌شود. همچنین نام شرکت، موضوع شرکت، مدت شرکت، مرکز اصلی شرکت، مبلغ سرمایه و بسیاری از موارد مرتبط دیگر در این تفاهم‌نامه ذکر می‌شوند. تنظیم اساس‌نامه شرکت نیاز به تخصص دارد و باید بسیار دقیق انجام شود. در پایان، اساس‌نامه باید به تایید و امضای تمامی اعضا برسد. تغییر دادن مندرجات اساس‌نامه به برگزاری مجدد مجمع عمومی و تصمیم اکثریت شرکا نیاز دارد.

شرکت‌نامه رکن اساسی شرکت‌های با مسئولیت محدود، تضامنی، نسبی و مختلط‌غیرسهامی است. نام شرکت، مشخصات مدیران و بازرسان آن، نوع شرکت، مدت زمان شرکت، محل موسسه، میزان سرمایه، سهم هر یک از شرکا و بسیاری موارد دیگر در این سند درج می‌شوند. هر نوع قراری بین اعضا برای مدیریت مجموعه نیز باید در این تفاهم‌نامه قید شود. تنظیم شرکت‌نامه و تکمیل آن کاری تخصصی است که باید بسیار دقیق انجام بگیرد. در پایان، شرکت‌نامه باید به تایید و امضای تمامی شرکا برسد. گفتنی است که نحوه تقسیم سود و زیان و شرایط انحلال شرکت نیز جزو مندرجات همین سند است.

انتخاب مدیران و بازرسان و تصویب اساس‌نامه و شرکت‌نامه در این جلسه انجام می‌گیرد. مشخصات سهامداران و میزان سهم آنها نیز در همین مجمع روشن خواهد شد. رئیس مجمع عمومی موسسین، ناظران و منشی‌ها در این جلسه انتخاب می‌شوند و در مورد روزنامه کثیرالانتشاری که آگهی تاسیس شرکت در آن منتشر خواهد شد در همین جلسه تصمیم گرفته می‌شود. این سند پیش از ارائه به اداره ثبت شرکت‌ها باید به امضای همۀ اعضا برسد.

تمام تصمیمات هیئت‌مدیره شرکت باید در قالب صورت‌جلسه تنظیم شوند و به اداره ثبت شرکت‌ها تسلیم گردند. گفتنی است که برای رسمیت یافتن این جلسات، حضور دست‌کم نیمی از اعضا الزامی است. نکتۀ مهمی که باید در تنظیم این سند در نظر داشت، ثبت دقیق تاریخ برگزاری شامل ساعت آغاز و پایان آن است. انسجام مطالب و ارتباط موضوعات نیز بسیار اهمیت دارد. این برگه باید دربردارندۀ خلاصه مذاکرات و تصمیمات نهایی هیئت‌مدیره باشد.

اقرارنامه سندی مجزا نیست، بلکه بندی است که در متن صورت‌جلسه شرکت‌های با مسئولیت محدود و سهامی خاص درج می‌شود. پس از مشخص شدن اعضای هیات مدیره و انتخاب مدیران، این متن نوشته می‌شود و به امضای تمام این اشخاص می‌رسد. نمونه متن اقرارنامه به این صورت است: «تمام اعضای هیئت‌مدیره و بازرسان اقرار می‌نمایند که دارای سوءپیشینۀ کیفری نیستند و مشمول ممنوعیت‌های مندرج در اصل 141 قانون اساسی و مواد 111 و 126 و 147 لایحه اصلاحی قانون تجارت نمی‌شوند.» امضای این سند همچنین به معنای نداشتن هیچ‌گونه نسبت خانوادگی بازرسان با مدیران شرکت و نگرفتن حقوق از آنهاست.

 تایید گواهی دارایی شرکت‌ها با استعلام از بانک انجام می‌گیرد. میزان سپرده بانکی مورد نظر باید منطبق با سرمایه اعلام‌شده باشد. گفتنی است که ارائه این مدرک برای ثبت شرکت الزامی است.

آورده‌های غیرنقدی اعضای شرکت باید با نظارت کارشناسان دادگستری و حضور خود شرکا ارزیابی و قیمت‌گذاری شوند. به این کار اصطلاحاً تقویم کردن گفته می‌شود و سند حاصل از آن را تقویم‌نامه می‌نامند.

 مجوز فعالیت می‌تواند جواز تاسیس، پروانه بهره‌برداری، پروانه ساخت، جواز کسب و یا هر گونه گواهی فعالیت صادره از نهادهای قانونی باشد. ارائۀ این مدرک برای ثبت شرکت‌هایی که موضوع فعالیت آنها نیاز به دریافت مجوز از مراجع ذی‌صلاح دارد الزامی است.

برای ثبت شرکت‌های بازرگانی و فعالیت در زمینۀ واردات و صادرات، ارائه کارت بازرگانی الزامی است. گفتنی است که برای دریافت کارت بازرگانی به مدرک دیپلم نیاز دارید.

در صورت حضور وکیل یا قیم قانونی اشخاص در فرایند ثبت شرکت، ارائۀ اصل و کپی وکالت‌نامه و قیم‌نامه الزامی است.

روزنامه رسمی مرجع قانونی انتشار تمام آگهی‌های حقوقی در کشور است و سندی دولتی محسوب می‌شود. این روزنامه متعلق به قوه قضائیه است و مهم‌ترین وظیفه آن، انتشار آگهی‌ ثبت شرکت و آگهی‌ تغییرات شرکت است. درج آگهی تاسیس شرکت در روزنامه رسمی به منظور اطلاع‌رسانی رسمی فعالیت آنها انجام می‌شود. هر گونه فعالیت تجاری شرکت‌ها در چهارچوب قانون باید در روزنامه رسمی آگهی شود.

اطلاع‌رسانی عمومی شرکت‌های تازه‌تاسیس از طریق انتشار آگهی در روزنامه کثیرالانتشار انجام می‌گیرد. داشتن شناسه ملی شرکت برای درج آگهی ثبت شرکت در روزنامه کثیرالانتشار ضروری است.